Schnelle Kommunikation ist der Schlüssel zu guter Koordination und optimaler Leistung für ein Team. Ein sicherer Weg, dies zu fördern, ist das Schaffen von Vertrauen. Es ist ratsam, persönliche Treffen und virtuelle Sitzungen zu kombinieren, wobei die zweite Option für fast alle Organisationen praktisch überall auf der Welt zugänglich ist. Es sollte sorgfältig über die am besten geeigneten Mittel für die regelmäßige interne und externe Kommunikation nachgedacht werden. Ebenso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger: ein enger Kontakt zur Kundschaft. In dieser Hinsicht bieten neue Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und insbesondere soziale Medien interessante Perspektiven.

• Wenden Sie die «Politik der offenen Tür» an» indem Sie dem gesamten Team mitteilen, dass es sich mit Fragen, Ideen oder Problemen an Sie wenden kann. Dadurch stärken Sie das Vertrauen. Dies fördert die frühzeitige Meldung möglicher Fehlfunktionen, wodurch Ihr Team schneller reagieren kann, da es nicht auf das nächste Meeting warten muss, um eine Entscheidung zu treffen.
• Organisieren Sie eine Kommunikationsschulung. Eine potenziell sehr effektive Maßnahme. Stellen Sie sicher, dass sie über die Grundkenntnisse hinausgeht. Je nach den Umständen können Sie den Teams auch anbieten, ihre Fähigkeiten zur Präsentation eines Themas zu entwickeln, zum Beispiel.
• Nutzen Sie die Kommunikationswege, die Ihnen am besten passen. Wenn Projekte ohnehin eine kollektive Fernarbeit erfordern, ist Videokonferenz zweifellos angezeigt. Jeder kann die Entwicklung des Dossiers leicht verfolgen. Für interaktive Workshops, die beispielsweise Brainstorming-Sitzungen oder Prozess-Mapping umfassen, sind hingegen physische Treffen weiterhin empfehlenswert.
• Nutzen Sie eine Kollaborationsplattform zur Verbesserung der internen Koordination. Die meisten von ihnen nutzen die Cloud. Und das nicht ohne Grund. Transparenz, reibungslose Nachverfolgung, bessere Übersicht: Die Vorteile sind es wert, genauer betrachtet zu werden. Darüber hinaus reduziert die Verwendung einer einheitlichen und optimierten digitalen Lösung das E-Mail-Aufkommen erheblich.
• Gehen Sie digital und nutzen Sie soziale Medien. Nutzen Sie das Know-how der Digital Natives (Millennials), um die gesamte Gruppe davon profitieren zu lassen. Sie können zum Beispiel Reverse-Mentoring-Initiativen starten, bei denen jüngere Kollegen die älteren beraten. Dies ist eine besonders interessante Option für alles, was digitale Kommunikationstools betrifft.

• Ein Mangel an Transparenz. Wenn Sie den Eindruck erwecken, etwas zu verbergen, kann dies das Vertrauen untergraben, das Sie mit Ihrem Team aufgebaut haben. Natürlich müssen bestimmte Informationen vertraulich behandelt werden (denken Sie an sensible Daten…). Aber im Übrigen sollten Sie offen und authentisch sein und die Menschen dazu einladen, dies zu erwidern. Dies ist die beste Einstellung, um gute Beziehungen zu all Ihren Stakeholdern zu pflegen.
• Rückstand bei Kommunikationstechnologien. Teams, die in diesem Bereich hinterherhinken, leiden manchmal unter einem suboptimalen Zugang zu aktualisierten Informationen, was zu geringerer Effizienz und vor allem zu Verzögerungen führt. Dies kann sie auch dazu veranlassen, Entscheidungen zu treffen, die nicht die günstigsten sind. Derzeit bieten die meisten Projektmanagement-Software(s) eine mobile Anwendung an.
• Zu viele Kommunikationsplattformen nutzen. Eine Zersplitterung könnte Verwirrung und Unordnung stiften. Damit Ihre Kommunikation produktiv ist, begrenzen Sie die Anzahl Ihrer Plattformen. Wählen Sie diese sorgfältig aus und bestimmen Sie, wann und warum Sie sie nutzen werden. Stellen Sie schließlich sicher, dass sie den Teams tatsächlich eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen.
• Keine Richtlinien festlegen. Wenn Ihre Kommunikation zu umfangreich ist oder Ihre Absichten nicht erkennbar sind, laufen Sie Gefahr, «viel Lärm um nichts zu machen». Der Kommunikationsstil, der für eine Person geeignet ist, ist möglicherweise nicht nach dem Geschmack einer anderen. Legen Sie daher klare Richtlinien für das Team fest, um zu bestimmen, was in Bezug auf Antwortzeiten, Arbeitszeiten und die Nutzung von IKTs, zum Beispiel, akzeptabel und zumutbar ist.
• Eine Trennung vom Team. Eine übermäßige Nutzung digitaler Tools könnte den Dialog und die Kommunikation ersticken. Schaffen Sie Zeit und Raum, damit Ihr Team eine echte relationale und transaktionale Kommunikation führen kann.