Une communication rapide est gage de bonne coordination et de performance optimale pour une équipe. Un moyen sûr de la promouvoir est d’instiller de la confiance. Il est conseillé de combiner réunions présentielles et séances virtuelles, cette seconde option étant accessible à la quasi-totalité des organisations, pratiquement en n’importe quel endroit du monde. Il convient de bien réfléchir aux moyens les plus adéquats pour les communications régulières en interne et en externe. Tout aussi important, si ce n’est plus: maintenir un contact étroit avec la clientèle. À cet égard, les nouvelles technologies de l’information et des communications (NTICs), et en particulier les médias sociaux, offrent des perspectives intéressantes.

• Appliquez la politique de la « porte ouverte » en faisant savoir à l’ensemble de l’équipe qu’elle peut s’adresser à vous pour poser des questions, proposer des idées ou parler d’un problème. Vous renforcerez ainsi la confiance. Cela favorisera le signalement précoce des éventuels dysfonctionnements, ce qui permettra à votre équipe de réagir plus rapidement, puisqu’elle sera dispensée de devoir attendre la prochaine réunion pour prendre une décision.
• Organisez une formation en matière de communication. Mesure potentiellement très efficace. Assurez-vous qu’elle aille au-delà des compétences de base. Selon les circonstances, vous pouvez aussi proposer aux équipes de développer leurs aptitudes à présenter un sujet, par exemple.
• Utilisez les modes de communication qui vous conviennent le mieux. Quand les projets impliquent de toute manière un travail collectif à distance, la vidéoconférence est indiscutablement indiquée. Tout le monde pourra aisément suivre l’évolution du dossier. En revanche, pour ce qui est des ateliers interactifs comprenant séances de brainstorming ou de process mapping, par exemple, les réunions physiques restent préconisées.
• Utilisez une plateforme collaborative pour améliorer la coordination interne. La plupart d’entre elles font appel au cloud. Et ce n’est pas pour rien. Transparence, suivi fluide, meilleure vue d’ensemble: les avantages méritent qu’on s’y arrête. Par ailleurs, l’utilisation d’une solution numérique unifiée et rationalisée réduit considérablement le volume des courriers électroniques.
• Passez au numérique et exploitez les médias sociaux. Valorisez le savoir-faire des natifs du numérique (millennials) pour en faire profiter l’ensemble du groupe. Par exemple, vous pouvez lancer des initiatives de mentorat inversé, dans lesquels ce sont les jeunes collègues qui  conseillent les plus âgés. C’est une option particulièrement intéressante pour tout ce qui a trait aux outils digitaux de communication.

• Un manque de transparence. Si vous donnez l’impression de cacher quelque chose, cela risque d’écorner la confiance que vous aviez établie avec votre équipe. Bien sûr, certaines informations doivent être traitées de manière confidentielle (songeons aux données sensibles…). Mais pour le reste, vous devez vous montrer ouvert(e) et authentique, en invitant les personnes à réciproquer. C’est la meilleure attitude pour cultiver de bonnes relations avec toutes vos parties prenantes.
• Être en retard en matière de technologies de la communication. Les équipes qui sont à la traîne dans ce domaine pâtissent parfois d’un accès sous-optimal à des informations actualisées, d’où une moindre efficacité et surtout des ralentissements. Cela peut aussi les amener à prendre des décisions qui ne sont pas les plus opportunes. Actuellement, la plupart des logiciels de gestion de projet(s) proposent une application mobile.
• Utiliser trop de plateformes de communication. Un éparpillement risquerait de générer confusion et désordre. Pour que votre communication soit productive, limitez le nombre de vos plateformes. Choisissez-les minutieusement, en déterminant quand et pourquoi vous les utiliserez. Enfin, assurez-vous qu’elles permettent effectivement aux équipes de mieux collaborer.
• Ne pas fixer de lignes directrices. Si votre communication est trop abondante ou que vos intentions ne sont pas perceptibles, vous risquez de « faire beaucoup de bruit pour pas grand-chose ». Le style de communication qui convient à une personne n’est peut-être pas au goût de telle ou telle autre. Établissez donc des consignes claires à l’intention de l’équipe, pour déterminer ce qui est acceptable et raisonnablement exigible en matière de délais de réponse, de temps de travail et d’utilisation des NTICs, par exemple.
• Une déconnexion de l’équipe. Une surexploitation des outils numériques risquerait d’étouffer le dialogue et la communication. Ménagez du temps et de l’espace pour permettre à votre équipe de s’engager dans une réelle communication relationnelle et transactionnelle.